「ホームページのことは、あの人に聞かないと分からない」。小さな会社では、珍しくない状況かもしれません。普段は問題なくても、担当者の退職や休職、急な不具合が重なると、修正を頼む前の情報探しで止まってしまいます。
WordPressの保守を相談するときは、更新作業だけでなく、サイトの管理情報を整理してもらえるかも確認したいところです。担当者の記憶に頼っていたことを、会社として確認できる状態にしておく。それも、長く運営するための備えになります。
ログイン情報だけでは足りません
まず整理したいのは、サーバーとドメインの契約先、契約名義、更新時期、連絡先です。請求書が届くメールアドレスや、契約更新を確認する人も分かるようにします。制作会社経由の契約なら、どこまで自社で手続きできるのかも確認しておきましょう。
WordPressについては、管理者アカウントの管理責任者、使用中のテーマやプラグイン、有料ライセンスの契約者などが対象です。バックアップの保存先、取得方法、復元を依頼する窓口も欠かせません。「バックアップはあるはず」だけでは、必要なときに使えるか判断できないからです。
さらに、いつ何を更新したか、どのファイルに独自の修正があるか、以前どんな不具合があったかも残します。「このプラグインは消さないで」「この部分は直接書き換えている」といった事情ほど、引き継ぎで抜けやすい情報です。
パスワードを一覧表に並べない
情報を整理することと、全員がすべてのパスワードを見られることは別です。一般的な共有表には契約先や管理責任者、認証情報の保管場所を記載し、パスワードそのものは平文で並べないようにします。
可能なら担当者ごとのアカウントを使い、必要な権限だけを付与します。認証情報は組織で管理するパスワードマネージャーなどを利用し、閲覧できる人を限定する方法が考えられます。多要素認証（パスワードに加えて別の確認手段を用いる仕組み）の復旧手段も、一人の私物端末に依存していないか確認が必要です。NCSCのパスワード管理ガイド
保守会社に整理してもらい、自社でも把握する
自社だけで整理が難しければ、保守会社に現状を調べてもらい、不明点を一つずつ埋める進め方があります。その際は、資料を自社でも確認できること、変更のたびに誰が更新するか、契約終了時にどう引き継ぐかまで決めておくと安心です。
整理を任せた結果、「今度は保守会社しか知らない」状態にしないことも大切です。契約の名義や最終的な判断は自社で把握し、技術的な調査や記録づくりを支えてもらう。そんな役割分担を考えてみてください。
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